Wat moet er in een bedrijfsnoodplan staan?

Een calamiteit op de werkvloer komt nooit gelegen. Brand, een ernstig bedrijfsongeval, een gaslek, een agressieve bezoeker of een andere noodsituatie kan binnen enkele seconden voor chaos zorgen. Juist daarom is het belangrijk dat vooraf duidelijk is wie wat doet, wie de leiding neemt en hoe medewerkers en bezoekers in veiligheid worden gebracht. Een bedrijfsnoodplan helpt daarbij. Maar wat moet er precies in zo’n plan staan? En is een bedrijfsnoodplan eigenlijk verplicht?

In dit artikel leggen we uit welke onderdelen in een goed bedrijfsnoodplan thuishoren en hoe je ervoor zorgt dat het plan ook in de praktijk werkt.

Wat is een bedrijfsnoodplan?

Een bedrijfsnoodplan is een praktisch draaiboek voor noodsituaties en calamiteiten binnen een organisatie. Het beschrijft welke maatregelen en voorzieningen aanwezig zijn en hoe medewerkers moeten handelen wanneer er iets ernstigs gebeurt.

Het plan maakt onder andere duidelijk:

• welke calamiteiten zich kunnen voordoen;
• wie verantwoordelijk is tijdens een calamiteit;
• hoe medewerkers worden gewaarschuwd;
• hoe een ontruiming verloopt;
• waar medewerkers en bezoekers zich verzamelen;
• welke rol de BHV’ers hebben;
• hoe contact wordt opgenomen met hulpdiensten;
• welke vluchtroutes en voorzieningen beschikbaar zijn.

Een bedrijfsnoodplan wordt ook wel een calamiteitenplan, noodplan of BHV-plan genoemd. De precieze benaming is minder belangrijk dan de inhoud: iedereen moet weten wat er moet gebeuren als een normale werksituatie verandert in een noodsituatie.

Is een bedrijfsnoodplan verplicht?

Hierover bestaat regelmatig verwarring.

Er is geen algemene wettelijke verplichting voor iedere werkgever om een document met de naam ‘bedrijfsnoodplan’ te hebben. Wel heeft iedere werkgever verplichtingen rondom bedrijfshulpverlening (BHV). De manier waarop een organisatie de BHV en noodhulp organiseert, moet aansluiten bij de risico’s die uit de RI&E naar voren komen.

Voor sommige organisaties gelden daarnaast specifieke verplichtingen voor bijvoorbeeld een ontruimingsplan of een intern noodplan. Zo is een ontruimingsplan verplicht wanneer een brandmeldcentrale aanwezig is. Voor organisaties die onder specifieke regelgeving vallen, bijvoorbeeld vanwege bepaalde risico’s met gevaarlijke stoffen, kunnen aanvullende eisen gelden.

Kortom: ook als een bedrijfsnoodplan niet letterlijk voor jouw organisatie verplicht is, kan het wel een zeer belangrijk hulpmiddel zijn om de wettelijke BHV-verplichtingen praktisch in te vullen.

Wat moet er in een bedrijfsnoodplan staan?

Een goed bedrijfsnoodplan is afgestemd op de organisatie, het gebouw en de risico’s. Het plan van een klein kantoor ziet er anders uit dan dat van een productiebedrijf met gevaarlijke stoffen. Een goed bedrijfsnoodplan bevat in ieder geval de volgende onderdelen.

1. De risico’s en mogelijke calamiteiten

Begin met de risico’s die binnen jouw organisatie kunnen voorkomen.

Denk bijvoorbeeld aan:

• brand;
• een ernstig bedrijfsongeval;
• een medische noodsituatie;
• een gas- of gevaarlijke-stoffenlek;
• een stroomstoring;
• een explosiegevaarlijke situatie;
• een agressieve of gewelddadige bezoeker;
• een bommelding;
• een grote lekkage of waterschade;
• een externe calamiteit in de omgeving.

De RI&E vormt hierbij een belangrijk uitgangspunt. Daarin staan de risico’s die binnen de organisatie aanwezig zijn en welke maatregelen daartegen zijn getroffen.

2. Duidelijke calamiteitenscenario’s

Maak voor de belangrijkste risico’s een concreet scenario.

Bijvoorbeeld:

Scenario: brand

1. Ontdek je brand? Sla alarm.
2. Waarschuw aanwezigen.
3. Bel 112.
4. Informeer de BHV.
5. Verlaat het gebouw via de aangegeven vluchtroute.
6. Gebruik geen lift wanneer dit niet veilig is.
7. Ga naar de verzamelplaats.
8. Geef informatie aan de hulpdiensten.
9. Ga niet terug het gebouw in zonder toestemming.

Het voordeel van scenario’s is dat medewerkers niet zelf hoeven te bedenken wat ze moeten doen wanneer de stress toeslaat.

3. De organisatie van de BHV

Een belangrijk onderdeel van het bedrijfsnoodplan is de BHV-organisatie.

Beschrijf bijvoorbeeld:

• hoeveel BHV’ers er zijn;
• wie de BHV-coördinator of leidinggevende is;
• wie tijdens een calamiteit de leiding heeft;
• welke taken de BHV’ers hebben;
• wie verantwoordelijk is voor alarmering;
• wie de hulpdiensten opvangt;
• wie de administratie of registratie verzorgt;
• wie de BHV overneemt bij afwezigheid.

Het aantal BHV’ers moet aansluiten bij de risico’s, omvang en omstandigheden van de organisatie. Daarbij spelen bijvoorbeeld de grootte van het bedrijf, het aantal aanwezige personen, de werkzaamheden en de spreiding over locaties een rol.

Zorg daarom ook voor plaatsvervanging. Een noodplan werkt niet wanneer de enige persoon die weet wat er moet gebeuren toevallig op vakantie is.

4. Alarmering en communicatie

Tijdens een calamiteit moet snel duidelijk worden gemaakt dat er iets aan de hand is.

Beschrijf daarom:

• hoe een calamiteit wordt gemeld;
• wie het interne alarm activeert;
• hoe medewerkers worden gewaarschuwd;
• welke communicatiemiddelen beschikbaar zijn;
• wie 112 belt;
• wie contact houdt met brandweer, politie of ambulance;
• hoe medewerkers worden geïnformeerd over de situatie.

Denk hierbij ook aan situaties waarin normale communicatie niet werkt. Wat doe je bijvoorbeeld wanneer de stroom uitvalt of mobiele communicatie niet beschikbaar is?

5. Het ontruimingsplan

Het ontruimingsplan vormt een belangrijk onderdeel van de noodorganisatie.

Hierin staat onder andere:

• wanneer er wordt ontruimd;
• wie de ontruiming aanstuurt;
• welke vluchtroutes worden gebruikt;
• waar de nooduitgangen zijn;
• waar de verzamelplaats is;
• wie controleert of ruimtes leeg zijn;
• hoe bezoekers worden meegenomen;
• hoe wordt omgegaan met mensen die hulp nodig hebben bij het vluchten.

De vluchtwegen moeten duidelijk zijn aangegeven en vrij van obstakels. Ook moeten de noodzakelijke veiligheidsvoorzieningen en blusmiddelen beschikbaar en bruikbaar zijn.

Denk ook aan bezoekers en minder zelfredzame personen

Een veelgemaakte fout is om alleen rekening te houden met werknemers. Maar wat gebeurt er met bezoekers, klanten, leveranciers, uitzendkrachten, mensen met een beperking; en mensen die het gebouw niet kennen? Neem deze groepen mee in het ontruimingsplan.

6. Plattegronden en vluchtwegen

Een bedrijfsnoodplan moet niet alleen uit tekst bestaan. Tekeningen en ontruimingsplattegronden zijn minstens zo belangrijk.

Op een goede plattegrond kunnen bijvoorbeeld staan:

• vluchtroutes;
• nooduitgangen;
• brandblussers;
• handbrandmelders;
• EHBO-middelen;
• AED;
• verzamelplaats;
• hoofdafsluiters;
• belangrijke technische installaties.

Zo kunnen medewerkers en hulpverleners snel zien waar belangrijke voorzieningen zich bevinden.

7. De verzamelplaats

Na een ontruiming moet duidelijk zijn waar iedereen naartoe gaat. Leg daarom de verzamelplaats vast in het bedrijfsnoodplan. De verzamelplaats moet:

• veilig liggen;
• voldoende afstand houden tot het gevaar;
• goed bereikbaar zijn;
• duidelijk herkenbaar zijn;
• geschikt zijn om aanwezigen te controleren.

Het doel is niet alleen om mensen uit het gebouw te krijgen, maar ook om te kunnen controleren of iedereen veilig buiten is.

8. Samenwerking met hulpdiensten

Een bedrijfsnoodplan moet duidelijk maken hoe de samenwerking met externe hulpdiensten verloopt. Denk aan: brandweer, ambulance, politie, beveiliging, gemeente en eventueel gespecialiseerde hulpdiensten. Leg bijvoorbeeld vast:

• Wie vangt de brandweer op?
• Waar ligt de sleutelkluis?
• Wie kan informatie geven over gevaarlijke stoffen?
• Wie weet waar de hoofdafsluiters zitten?
• Wie geeft informatie over vermiste personen?

Dit soort informatie kan tijdens een calamiteit enorm veel tijd besparen.

9. Specifieke risico’s binnen jouw bedrijf

Een bedrijfsnoodplan moet maatwerk zijn. Een kantoor heeft andere risico’s dan een magazijn, zorginstelling, winkel of productiebedrijf. Werk je bijvoorbeeld met gevaarlijke stoffen? Dan moet je rekening houden met de specifieke gevaren die deze stoffen kunnen veroorzaken. In bepaalde situaties zijn aanvullende scenario’s en procedures noodzakelijk.

Ook zaken als agressie, werken op hoogte, machines, verkeer op het bedrijfsterrein of grote aantallen bezoekers kunnen aanleiding zijn om extra scenario’s op te nemen.

10. Wat moeten medewerkers doen?

Een bedrijfsnoodplan is niet alleen bedoeld voor de BHV’ers. Iedere medewerker moet weten wat er van hem of haar wordt verwacht. Bijvoorbeeld:

• Hoe herken je het alarm?
• Wie bel je bij een calamiteit?
• Wanneer moet je het gebouw verlaten?
• Welke uitgang gebruik je?
• Waar is de verzamelplaats?
• Mag je persoonlijke spullen meenemen?
• Wat doe je als iemand hulp nodig heeft?
• Wat doe je als je een brand ontdekt?

Een plan dat alleen in een map staat, helpt weinig wanneer medewerkers niet weten dat het bestaat.

11. Oefenen en evalueren

Een bedrijfsnoodplan moet regelmatig worden geoefend. Een ontruiming op papier kan namelijk heel anders verlopen dan een echte ontruiming. Tijdens een oefening ontdek je bijvoorbeeld dat:

• een vluchtroute geblokkeerd is;
• medewerkers het alarmsignaal niet herkennen;
• BHV’ers elkaar niet goed kunnen bereiken;
• de verzamelplaats niet praktisch is;
• bezoekers niet worden geregistreerd;
• niemand weet wie de brandweer opvangt.

Gebruik de uitkomsten van oefeningen om het bedrijfsnoodplan te verbeteren. Arboportaal adviseert om het plan regelmatig te oefenen en te evalueren.

Bedrijfsnoodplan en RI&E: hoe hangen ze samen?

De RI&E is het vertrekpunt. In de RI&E breng je de risico’s binnen de organisatie in kaart. Vervolgens bepaal je welke maatregelen nodig zijn. Het bedrijfsnoodplan vertaalt een belangrijk deel daarvan naar de praktijk:

Wat doen we als het risico daadwerkelijk werkelijkheid wordt?

Daarom is het belangrijk dat het bedrijfsnoodplan geen losstaand document is. Het moet aansluiten op:

• de RI&E;
• het Plan van Aanpak;
• de BHV-organisatie;
• het ontruimingsplan;
• de aanwezige veiligheidsmiddelen;
• de bedrijfsvoering.

Wanneer de organisatie verandert, moet ook worden beoordeeld of het noodplan nog klopt. Een verhuizing, verbouwing, nieuwe werkzaamheden, andere bezetting of nieuwe gevaarlijke stoffen kunnen aanleiding zijn om de RI&E en noodorganisatie aan te passen.

Een bedrijfsnoodplan moet werken als het erop aankomt

Het belangrijkste van een bedrijfsnoodplan is niet dat het document mooi of uitgebreid is. Het belangrijkste is dat medewerkers op het moment dat het nodig is precies weten wat ze moeten doen.

Een goed bedrijfsnoodplan is daarom:

duidelijk → praktisch → actueel → geoefend → afgestemd op de risico’s van jouw organisatie.

Bij Aukes training en advies helpen we organisaties bij het verbeteren van de veiligheid op de werkvloer. Denk daarbij aan BHV, RI&E, ontruimingsplannen, veiligheidsadvies en overige trainingen. Wil je weten of jouw huidige bedrijfsnoodplan nog aansluit op de risico’s en organisatie? Dan is een professionele veiligheidscheck een goede eerste stap. Neem contact met ons op voor meer informatie hierover!